اتوماسيون اداري به چه معناست ؟ اسناد و مدارك جاري يا بايگاني شده يك سازمان در حقيقت تاريخ و مكتوب و مستند و دارايي اصلي آن سازمان محسوب شده و بقا و تداوم حيات سازمان نيز تا حد زيادي به آنها بستگي دارد . اين اسناد نبايد به سادگي در معرض خطر و استفاده ها ي غير مجاز قرار گيرند و در عين حال در صورت نياز بايد با سرعت هر چه بيشتر در دسترس قرار گرفته و به سهولت به ديگران منتقل شود . هدف ما معرفي راه حلي دقيق و مطمئن براي مديريت اسناد و مدارك است.  از ديگر موارد بروز اشكال در سيستم هاي اداري مبتني بر اسناد مي توان به موارد زير اشاره نمود : استفاده از دفاتر انديكاتور بزرگ و سنگين كه اطلاعات با انواع قلم ها و خطوط اغلب نا خوانا و بد خط و بر اساس برداشت و سليقه افراد در آنها ثبت مي شوند و اغلب فقط  نويسنده مي تواند آنها را بخواند . مراحل طولاني ثبت و ارجاع و جابجايي اسناد بين واحد ها و ساختمانهاي مختلف . گم شدن اسناد در جريان اين جابجايي  ها. پراكنده بودن اسناد در كل سازمان و مشكل پيدا كردن يك سند در ميان انبوه پرونده ها و دفاتر . مشكل نقل و انتقال پرونده ها . احتمال بروز خطر از بين رفتن اسناد و پرونده ها به علت هاي مختلف از قبيل آتش سوزي و ...... مزاياي استفاده از سيستم مكانيزه مديريت اسناد : مديريت متمركز طبقه بندي صحيح و سهولت دسترسي گردش صحيح و پيگيري دقيق حفاظت مطلوب از اطلاعات و اسناد صرفه جويي در هزينه و .........